Автор
Константин Артемьев
Чтобы миграция прошла максимально мягко и безболезненно, стоит разделить ее на ключевые этапы и учесть некоторые особенности каждого. Сбой на любом из них приведет к увеличению сроков реализации проекта и дополнительным сложностям.
Вендоры и интеграторы сегодня отмечают всплеск активной миграции с западных RPA- и IDP-платформ на российские решения. В ситуации повышенного спроса разработчикам необходимо обеспечивать не только миграционные возможности своих платформ, но и поддерживать их автоматическими инструментами, упрощающими процесс перехода. Интеграторы же должны выступать надежными «руками», способными полностью закрыть потребности заказчиков и избавить их от головной боли из-за вынужденной миграции.
Только за этот год нашим центром компетенций разработано с нуля более 200 роботов, проведена миграция порядка 100 роботов с UiPath и чуть больше 10 роботов с Blueprism. И эти цифры еще не раз изменятся.
Распознавание документов и RPA
В паре с программными роботами эффективно работают технологии распознавания документов. Такой дуэт значительно ускоряет обработку документов, минимизирует количество ошибок и высвобождает время сотрудников для решения других задач.
В этом процессе принято выделять несколько уровней:
Распознавание с помощью движка, создающего текстовый слой и дающего возможность вести поиск по содержимому документа.
Интеллектуальное распознавание. На этом этапе обработанные сканы проходят автоматическую классификацию, а искусственный интеллект помогает проверять наличие подписей, верность расчетов и другие параметры.
Верификация данных. Этот процесс позволяет определить ряд правил и алгоритмов, с помощью которых обрабатываемые документы будут в автоматическом режиме проверены и переданы в информационную систему.
Экспорт в учетную систему. Робот из документов извлекает различные атрибуты и экспортирует в информационные системы, составляющие ИТ-ландшафт пользователя.
«Ранее одним из стандартов интеллектуальной обработки документов (IDP) на российском рынке был ABBYY FlexiCapture. Также использовались Automation Anywhere, UiPath, Kofax и IBM DataCap. Сейчас западные платформы успешно замещают российские решения. Они позволяют полноценно работать с документами, в том числе неструктурированными. Для последних требуются совсем другие подходы, относящиеся к области NLP (natural language processing – обработка естественного языка)», – комментирует Кирилл Чеханков, руководитель отдела ИТ-решений Konica Minolta Business Solutions Russia.
Что предлагает Sherpa RPA?
Платформа содержит готовые функции с AI & ML, подключаемые базы для обучения (ML), обработку естественного языка (NLP) и оптическое распознавание символов (OCR). Вместе с программным роботом поставляется обученная на большом массиве русскоязычных и англоязычных документов модель предсказания, классификации, кластеризации или выявления аномалий. В сценарий программы робота может быть включена любая из них, можно также выбрать алгоритм работы.
Для распознавания популярных типов структурированных документов платформа предлагает готовые шаблоны. Если среди них нет нужного, пользователь может воспользоваться визуальным редактором (шаблонизатором) и самостоятельно создать требуемую разметку. Обучение типового шаблона занимает от 10 минут до 1-2 часов. Многие его элементы определяются автоматически.
Шаблоны, созданные по всем правилам, чувствительны к большим изменениям структуры – отсутствию строк, смещению таблиц и фрагментов текстов и т. д. Все эти случаи автоматически обрабатываются за счет механизма детектирования и интеллектуальных якорей, позволяющих создавать различные привязки.
Если неизвестно, какой документ, какого типа и по какому шаблону подается на вход, решить задачу также поможет визуальный редактор. Это штатный функционал RPA-платформы.
Как это работает
Технологии RPA актуальны сейчас для всех сфер бизнеса и многих рутинных процессов. Приведу несколько практических кейсов, когда роботы помогли увеличить скорость выполнения задач, снизить риски и ошибки из-за человеческого фактора и сэкономить финансовые ресурсы. Проекты мы реализовывали совместно с интегратором Konica Minolta Business Solutions Russia.
Оцифровка входящей корреспонденции
Региональной машиностроительной компании требовалось автоматизировать не только процесс распознавания входящих писем (порядка 120 тыс. в месяц), но и классификацию, маршрутизацию и связку с СЭД. Команда Konica Minolta создала нейросеть, которую потом интегрировала и синхронизировала с существующей системой электронного документооборота. В результате удалось в десять раз снизить нагрузку на сотрудников канцелярии.
Автоматический ввод первичной документации в ERP
Один из ретейлеров, несмотря на внедренный ЭДО, по-прежнему вынужден иметь дело и с бумажными документами, так как не все контрагенты готовы пользоваться электронными. Компания обрабатывает до 500 тыс. входящих документов в год, и возникла необходимость реализовать автоматический ввод первичной документации в ERP. Специалисты Konica Minolta настроили отдельную платформу для извлечения данных, а также нейросеть для анализа подписи и печати – это потребовалось для контроля внутри СЭД тех документов, которые вернулись от поставщика.
В этом проекте RPA использовалась в качестве вспомогательного инструмента для выгрузки справочников и распознанных документов, синхронизации и передачи данных в учетную систему. В этом случае – в ERP SAP. Прямая интеграция обошлась бы в три раза дороже.
Работа с дебиторской задолженностью
С помощью роботов можно влиять на денежные потоки. Все, кто работает с контрагентами, рано или поздно сталкиваются с тем, что платежи не поступают вовремя: порядка 20-25% всех активов типичного промышленного предприятия составляет дебиторская задолженность.
Применение роботов ускоряет цикл сбора оплаты. Если до внедрения в процесс RPA сотрудник в течение рабочего дня успевал подготовить документацию (письма, напоминания, претензии, иски) для 20 подрядчиков, то уже вместе с роботом может обработать задолженности по 200 контрагентам, занимаясь при этом только сложными случаями. А робот регулярно отправляет должникам напоминания исходя из заданных триггеров и событий.
«По данным исследования, которое мы провели совместно с одной из крупнейших консалтинговых компаний, для бизнеса с оборотом 1 млрд рублей обслуживание дебиторской задолженности в 200 млн рублей обходится в 16 млн рублей. Робот помогает снизить эту сумму на 5–10%», – отмечает Кирилл Чеханков, руководитель отдела ИТ-решений Konica Minolta Business Solutions Russia.
Сбор релевантных лидов
SaaS-ориентированному заказчику требовалось поставить на поток поиск подходящих клиентов из ЛПРов среднего и крупного бизнеса и активную лидогенерацию без участия менеджера по продажам. Для этих целей был настроен робот, который взаимодействовал с HeadHunter в части поиска резюме сотрудников разных компаний, а также запущен механизм их фильтрации по критериям. Далее велась проверка компании на платежеспособность и ОКВЭД в «Контур.Фокус» или «СПАРК». Затем – приобретение контакта у HeadHunter, он добавлялся в CRM и автоворонку робота.
Таким образом, в финале менеджеры могли работать только с горячими откликами, а средняя стоимость лида составила 260 рублей.
Сверки с контрагентами
Запрос на такие проекты весьма популярен в бухгалтерском делопроизводстве, это один из самых важных процессов для любого бизнеса. Сотрудникам необходимо проводить регулярные сверки с контрагентами, при этом объемы могут достигать нескольких тысяч строк в сотнях таблиц, что нередко приводит к закрытию периодов с опозданием, к авралам и переработкам, ошибкам и штрафным санкциям.
Решить проблему быстро и достаточно бюджетно помогает все тот же RPA. Робот получает файл из необходимого источника («1C», SAP, ОФД, Email, FTP), обрабатывает документ в любом формате без необходимости конвертации, сравнивает таблицы, составляет протокол разногласий и отправляет контрагенту. Как итог – сверка актов проходит в два-три раза быстрее вне зависимости от количества контрагентов и номенклатурного ряда, закрытие отчетных периодов ускоряется с 10 дней до 5, отношения с контрагентами становятся прозрачнее, а число ошибок снижается до нуля.
Роботизация бизнес-процесса закупок
Предприятие отрасли космического ракетостроения приняло решение автоматизировать процесс закупок и сбор НМЦ, сделать сроки проведения конкурса более контролируемыми. Четыре программных робота полноценно реализовали поставленную задачу и тем самым помогли переориентировать кадровые ресурсы на решение более интеллектуальных вопросов. Первый регулярно получал информацию о планируемых закупках. На основе этих данных второй робот рассылал письма потенциальным поставщикам. Третий искал необходимые для закупки позиции, а четвертый формировал необходимые документы и отчеты. В этом процессе человек нужен только на этапе формирования общих сведений и анализа результатов.
Данный проект позволил снизить нагрузку на отдел закупок в 10 раз. Ведь робот, в отличие от человека, может работать круглые сутки, без выходных, больничных и отпусков. И задачи, на которые специалисту требуется 1-2 часа, он выполняет за 2 минуты.
Типичные проблемы миграции
Многие заказчики из озвученных кейсов мигрировали с западных RPA-решений на российские. Такой переход – всегда сложный процесс с множеством подводных камней. Причем при миграции не только с платформы на платформу, но и на новую версию текущей системы. С чем сталкиваемся мы:
Отсутствие ответственных лиц за процессы со стороны заказчика. Очень важно, чтобы клиент был вовлечен в проект и выделял ресурсы на задачи, связанные с миграцией любых процессов на любые платформы.
Отсутствие актуальной проектной документации. Довольно регулярно мы работаем с проектами, которые выполняли другие команды и интеграторы. Оценивая задачу, исходим из того, что у заказчика уже реализован ряд процессов и есть соответствующая документация. Но по факту ничего из перечисленного нет, и это очень усложняет работу.
Неоптимальный исходный сценарий роботов (лишние шаги, потерянные ветки, копипаст, отсутствие обработки ошибок и т. д.). Иногда количество шагов, которое необходимо сделать в UiPath, больше, чем в российских платформах.
Объем исходного кода робота не всегда очевиден.
Этапы миграции и их особенности
Чтобы миграция прошла максимально мягко и безболезненно, стоит разделить ее на ключевые этапы и учесть некоторые особенности каждого. Сбой на любом из них приведет к увеличению сроков реализации проекта и дополнительным сложностям.
«Для начала нужно актуализировать и синхронизировать техническое задание и исходники. Далее открыть доступ команде интегратора в целевые системы. Порой это занимает значительно больше времени, чем непосредственно разработка и перенос робота, так как доступы могут находиться в разных руках. На этапе разработки можно выбрать вариант миграции: вручную, автоматизированный или автоматический. Тестирование и опытная эксплуатация проводятся как на стороне исполнителя, так и на стороне заказчика, поэтому очень важно, чтобы были готовые тестовые сценарии», – рекомендует Кирилл Чеханков, руководитель отдела ИТ-решений Konica Minolta Business Solutions Russia.
Как упростить миграцию?
Мы создали вспомогательные инструменты — конвертер селекторов и конвертер из UiPath в Sherpa. Первый предназначен для переноса ключевых элементов, а также отдельных объектов и элементов кода с платформы UiPath. Второй переносит и конвертирует структуру проекта без потерь и в три-четыре раза сокращает время на миграцию.
В среднем 80% активностей из проекта переносятся автоматически. В подробных логах прописывается, какие активности и в каком количестве не мигрировали, есть ли ошибки, какие модификации в исходный код проекта на UiPath конвертер внес для разрешения конфликтов и т. д.
По отзывам клиентов и партнеров, безошибочность миграции с помощью конвертеров достигает 95% даже в сложных случаях переноса селекторов Java, frame в браузерах или SAP. В планах – запустить эти инструменты и для других платформ.
Что важно учесть на старте?
Пока идет миграция, процесс не стоит на месте, постоянно добавляются новые функции. Поэтому необходимо «замораживать» исходники на время проекта, если это возможно.
Миграция «баг в баг» не всегда оправданна, так как возникают расхождения с ТЗ, ожиданиями бизнеса, исправлениями ошибок в разных версиях и т. д.
Не всегда оправданно отдавать проект «под ключ» вендору или интегратору. Эффективнее работать над ним в связке «интегратор-заказчик» в соотношениях 90/10 или 80/20. В этом случае можно решать задачи с меньшими трудозатратами с обеих сторон.
И обязательно нужно описывать тестовый сценарий, договариваться, каким образом будет тестироваться и приниматься робот. Это поможет избежать ситуаций, когда протестировать его можно только в окончательной версии, потому что нет test-кейсов.
