Топ-10 причин срыва сроков проектов и как этого избежать

Предприятию нужно быть готовым к возникновению критичных для сроков проблем. Минимизировать влияние хотя бы тех факторов, появление которых предсказуемо и типично, можно. ИСУП – проверенный временем эффективный инструмент для этого.

Срыв сроков проекта – одно из часто встречающихся явлений в любом бизнесе, мало кто с ним не сталкивался. Но если не брать в расчет природные катаклизмы и другие непредвиденные события, на которые повлиять невозможно, то удержать большинство проектов в рамках отведенного времени вполне реально. Рассказываем о том, что мешает реализации проектов в срок чаще всего и как системно с этим бороться.

Происхождение термина «дедлайн» прозрачно: от английского dead – мертвый. И действительно, для проектов соблюдение сроков сдачи – вопрос более чем актуальный. Представьте, что здание школы будет сдано не в августе, а с опозданием на два месяца. Казалось бы, всего лишь 60 дней, но из-за этого учиться в ней дети смогут лишь через год. Или, скажем, ваша компания занимается контрактным проектом подготовки производства к запуску и не выполняет его в срок. Заказчик не начинает производство вовремя, несет убытки, а вы «попадаете» на неустойку и теряете клиента и репутацию. И еще пример: затянули возврат после ремонта всего одной турбины для газопровода – объем поставок газа был снижен, так как следующая турбина к этому времени уже выработала свой ресурс и была выведена из эксплуатации. А затем и еще одна и т. д. О результатах такого срыва сроков мы все хорошо осведомлены.

Между тем причины срыва сроков достаточно универсальны. Полностью исключить такие риски невозможно, но вполне реально снизить количество проектов с отклонениями. Для этого нужно устранить причины на корню – внедрить системный подход к управлению проектами в компании. Разберемся, как сделать это с помощью информационной системы управления проектами (ИСУП).

1. Неоптимальное финансовое планирование

Так уж устроены проекты, что они нестатичны: план работ может зависеть от множества факторов и часто меняться. Яркий пример – барселонская Sagrada Família, которая строится уже больше века. Более близкий нам долгострой – стадион на Крестовском острове Петербурга, у которого за время строительства несколько раз менялись цели использования и, как следствие, сам проект. И такое случается не только в строительной отрасли – глобальные и отраслевые события могут происходить каждый день, и проекты придется адаптировать к новой реальности.

Всё это отражается на финансовой составляющей проекта: прогнозировать сроки поступления средств сложно, растет число кассовых разрывов и задержек платежей поставщикам и подрядчикам, что приводит к простоям. И в результате получаем тот самый срыв сроков.

ИСУП помогает минимизировать эту проблему. В системе затраты и поступления платежей привязаны к календарным планам проектов, а план/факт-анализ заранее просигнализирует о появлении риска перерасхода средств и о том, где именно он возникает. Бюджет движения денежных средств (БДДС) будет всегда актуальным, что даст возможность вовремя увидеть риск кассового разрыва или избытка денежных средств. Здесь работает принцип «предупрежден – значит вооружен»: если о потенциальной проблеме известно, ее проще устранить. Экономист одного производственного холдинга подсчитал, что из-за неоптимального управления кредитным портфелем для финансирования проектов компания теряет в год десятки миллионов рублей.

2. Отсутствие прозрачных коммуникаций между участниками

Коммуникацию между участниками проекта наладить непросто. Одно дело, если речь идет о команде из трех участников, собирающих в гараже новый высокотехнологичный продукт: они могут быстро договориться между собой. Если же проект сложный, в него вовлечено много подразделений, а автоматизации коммуникаций нет, то задержки из-за прояснения актуальных сроков и длительного согласования решений неизбежны.

Система управления проектами автоматически собирает прогноз сроков с исполнителей, то есть не нужно обзванивать или списываться с каждым. Если есть риск превышения сроков, ответственным отправляются уведомления. А информация – это уже повод для принятия нужных решений, чтобы компенсировать проблему. К тому же в системе есть план коммуникаций и для каждого решения запускается типовой маршрут согласования. Такой подход ускоряет процесс коммуникации и повышает дисциплину исполнителей. На одном из производственных предприятий автоматизация процесса согласования закупок на проект сократила сроки согласования с нескольких дней до одного рабочего дня, а иногда и нескольких часов.

3. Низкая дисциплина исполнителей

Низкий уровень дисциплины – еще одна важная причина срыва сроков. Зачастую даже при хорошем планировании возникают проблемы с выполнением сотрудниками стандартов и рекомендаций. Да и данные для принятия своевременных управленческих решений могут просто забыть передать или отправить с задержкой.

Автоматизация проблему минимизирует. Например, в ИСУП есть контрольные реквизиты, без заполнения которых система не даст сделать следующий шаг. Как бы ни хотелось забыть или отложить ввод данных, чтобы двигаться дальше, придется это сделать. Система позволяет закреплять рабочие процессы и не отклоняться от них. Такие аналитические инструменты, как дашборд здоровья портфеля проектов и рейтинг руководителей проектов, дают объективную информацию об исполнителях и тоже помогают наладить дисциплину. Если первый необходим в большей степени для контроля за ситуацией с каждым отдельным проектом, то второй добавляет соревновательный и игровой момент: никто не хочет видеть себя на последнем месте, поэтому будет более точно выполнять рекомендации и поручения. Кроме того, аналитика позволяет выявить часто возникающие нарушения, их причины и устранить их.

4. Наступаем на одни и те же грабли

Шутки про грабли на самом деле вовсе не смешат руководителей крупных проектов: повторение уже совершенных ранее ошибок – это потеря денег и времени. Но далеко не все компании хранят ретроспективные данные, поэтому и ошибки повторяются из раза в раз.

Между тем извлеченные уроки, ошибки и рекомендации по их исправлению стоит прорабатывать после каждого проекта. В ручном режиме это будет сложно, а в ИСУП есть специальные инструменты. Например, после каждого проекта руководитель проектного офиса вносит улучшения в процессы и шаблоны, а новые проекты будут создаваться уже из обновленных шаблонов, следовательно будут учитывать предыдущий опыт.

5. Не управляем рисками

Часто проекты реализуются словно в вакууме, и речь сейчас про то, что многие риски не учитываются. А значит, ими не получается управлять – это попросту очень сложно, ведь «хранителями знаний» могут быть разные сотрудники, даже далеко не всегда включенные в проектный офис.

В ИСУП для этого есть шаблоны проектов, в которых уже прописаны наиболее частые и типовые риски, а также задачи с описанием действий, которые необходимо предпринять, чтобы избежать негативного эффекта от конкретного риска. Важно и то, что система автоматически проводит переоценку рисков и ущерба от них – человеку делать эту работу регулярно и с учетом всех новых вводных будет очень сложно.

6. Теряем время на отдельных этапах

Команда проекта всегда нацелена на получение результата к определенной дате. Это хорошо для его достижения, но имеет ряд побочных эффектов. Например, на старте проекта кажется, что времени еще много и спешить некуда. Однако по мере реализации проекта запаздывание нарастает, и внезапно оказывается, что в работе у вас тот этап, который должен быть завершен еще «позавчера», впереди еще три, а срок окончания проекта уже «завтра». Поэтому системы управления проектами предусматривают идею его деления на ключевые или промежуточные результаты и привязки мотивации участников к ним.

Кроме того, значительное время теряется на стыках этапов: коммуникации между разными исполнителями, приемка и передача результатов идут сложно и небыстро, если они недостаточно стандартизированы и для этого нет удобного инструмента.

ИСУП охватывает все этапы, сигнализирует в случае невыполнения отдельных работ в срок и автоматизирует в том числе все процессы, связанные с переходом с одного этапа на другой.    

7. Не оптимальное планирование человеческих ресурсов

Кадровый вопрос вечен. Квалифицированных специалистов не хватает, при этом часто сотрудники задействованы в параллельных проектах. Это нужно учитывать при планировании, но сделать без автоматизации тяжело. В ИСУП можно установить лимит доступности сотрудника, сформировать пул человеческих ресурсов, посмотреть, сколько персонала распределено, сколько требуется или свободно ресурсов. Такой подход позволит избежать накладок.

8. Участники проекта перегружены отчетностью

Ручной сбор информации и подготовка отчетности отнимают много времени. Особенно это критично для специалистов с высоким уровнем компетенций, которые можно применить на более значимые для проекта задачи. Поэтому автоматизация отчетности по проекту и его этапам – задача важная. ИСУП может в том числе собирать данные из смежных систем, с которыми есть интеграция.

9. Смежные процессы не согласованы

Работа над проектом предусматривает большое количество связанных друг с другом процессов, причем один без другого может застопориться. Можно вовремя формировать заявки на закупки, но если на этапе составления договоров будет задержка, то проблемы все равно возникнут. В ИСУП правила взаимодействия по смежным процессам систематизированы, есть соответствующие шаблоны, поэтому вероятность возникновения сбоев минимальна.

10. Сложно контролировать все процессы

Даже при наличии очень дисциплинированного руководителя проекта и его подчиненных есть отпуска, болезни и прочие ситуации, когда люди просто отсутствуют. И именно в такие моменты, как правило, и случается какое-нибудь ЧП. К тому же время, затраченное на подготовку отчетов, может оказаться критичным для купирования проблемы. При использовании ИСУП вся отчетность может быть представлена в виде дашбордов, любые отклонения будут сразу зафиксированы, а сыгравшие риски будут сразу видны даже тому, кто не слишком погружен в детали проекта.   

И немного больше

Вышеперечисленные проблемы – далеко не все, что могут привести к срыву сроков реализации проекта. В конце концов, каждый проект уникален. В любом случае предприятию нужно быть готовым к возникновению критичных для сроков проблем – от этого никуда не деться. Но минимизировать влияние хотя бы тех факторов, появление которых предсказуемо и типично, можно. ИСУП – проверенный временем эффективный инструмент для этого.

Источник